|
Briefgeheimnis
- Wer darf im Unternehmen
welche Briefe öffnen?
Ob
im privaten oder geschäftlichen Leben, eindeutige Adressierung
schützt vor Missverständnissen
Zu Hause
leert die Freundin den Hausbriefkasten, im Büro übernimmt der
Kollege die Vertretung: Urlaubszeit ist Vertretungszeit. Doch darf
die Nachbarin den Text auf der bunten Ansichtskarte lesen, der
Kollege die Briefe, die namentlich adressiert in der Firma
ankommen, öffnen? Ob im privaten oder geschäftlichen Leben, die
genaue Bezeichnung des Empfängers schützt vor Missverständnissen.
Grundsätzlich gilt, dass Briefe nur vom Berechtigten geöffnet
werden dürfen.
In Firmen und Behörden
Die
Handhabung im Geschäftsalltag richtet sich nach den betrieblichen
Regelungen. Im Hinblick auf das Briefgeheimnis sind eindeutige
Vorgaben zu empfehlen, damit Ärger erst gar nicht entsteht. Für
eine zügige Vorsortierung und sichere Zustellung der Briefe in
firmeneigenen Poststellen oder Sekretariaten sollte bereits auf
dem Kuvert die Abteilung genau benannt sein. Noch besser ist es,
wenn der Name des zuständigen Mitarbeiters vermerkt ist. Briefe,
die an die "Firma A., z. Hd. Herrn B." andressiert sind, können in
der Regel schnell zugeordnet werden. Selbst wenn das Schreiben
ausdrücklich an einen ganz bestimmten Mitarbeiter gerichtet ist,
dieser jedoch Urlaub hat, bleibt der Brief nicht tagelang
ungeöffnet liegen. Die Nennung des Namens dient manchmal lediglich
dazu, die interne Verteilung zu erleichtern. Im Urlaubs- oder
Krankheitsfall wird der Brief deshalb unverzüglich an den
Vertreter weitergeleitet. Voraussetzung ist allerdings, dass die
Firma eine entsprechende Regel erlassen hat. Anders ist es jedoch,
wenn das Schreiben nur an eine bestimmte Person gerichtet ist.
Sollte der persönliche Brief an Herrn B. auch während seines
Urlaubs von niemandem gelesen werden, dann sollte das Schreiben an
"Herrn B. in der Firma Z." adressiert und schon auf dem Kuvert als
private Post mit den Hinweisen "vertraulich", "persönlich",
"privat" oder "ausschließlich" gekennzeichnet sein. Hat Herr B.
vor seinem Urlaub nicht ausdrücklich verfügt, dass auch
"persönliche" Briefe geöffnet werden dürfen, so muss das Schreiben
ungeöffnet liegen bleiben. Im Zweifel sollte der Umschlag lieber
verschlossen bleiben.
Bei privaten Schreiben
Selbstverständlich darf niemand die Briefe anderer öffnen. Auch
die netten Urlaubsgrüße auf Post- oder Ansichtskarten sollten für
andere tabu sein. Unsicherheiten gibt es immer wieder, wenn der
Adressat bei einer Familie oder zur Untermiete wohnt. Damit der
Brief ausschließlich in die richtigen Hände kommt, sollte auf dem
Umschlag "An A., wohnhaft bei B." oder "An A. unter der Adresse
von B." stehen. Ähnlich konkrete Regeln gelten auch für das
Ausland. Die Anschriften "An A. aux soins de B.", "An A. c/o (care
of) B." oder auch "An A. a/c (account) B." weisen eindeutig "A"
als Empfänger aus.
Quelle:
Deutsche Post World Net
Zentrale, Pressestelle
War dieser Beitrag hilfreich für
Sie? Dann würden wir uns über eine Spende freuen, denn unser Projekt
finanziert sich überwiegend durch Spenden!
|
