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Das Horror-Meeting
Was ist
das: Viele gehen rein, wenig kommt raus? Es ist eine
Arbeitsbesprechung!
Meetings gehören inzwischen zum Umgangston in jedem
Unternehmen. Wann immer der Chef sämtlichen Mitarbeitern etwas
zu sagen hat, macht er eine Arbeitsbesprechung (englisch:
Meeting) – meist ohne zu wissen, was er da eigentlich macht.
Das merkt man: Nach dem Meeting, das in der Regel doppelt so
lange dauert wie angesetzt, sind alle Klarheiten beseitigt und
die größtmögliche Demotivation hergestellt.
Was Mitarbeiter denken
Chefs sind nach einem Meeting meist sehr zufrieden mit sich,
ganz im Gegensatz zu ihren Mitarbeitern. Fragt man Mitarbeiter
direkt nach einem Meeting, wie sie selbes erlebt haben,
bekommt man meist zu hören: „Zeitverschwendung." „In der Zeit
hätte ich meine komplette Schreibtischarbeit erledigen
können." „Das Produziergehabe vom Chef geht mir sowas von auf
die Nerven. Ich höre schon gar nicht mehr zu." „Wie sich der
Chef das vorstellt, funktioniert das nie." „Die Meetings
dauern immer endlos und es kommt nicht wirklich etwas dabei
heraus." „Die interessanten Themen bleiben wie immer
ausgeklammert." „Der Chef profiliert sich und wir nicken ab."
Schlechte Noten für den Chef.
Normal Practice und Best Practice
Meetings haben in der Regel minimale Effizienz: viel
Aufwand, wenig Ertrag. Sie haben nur geringe Effektivität: Es
wird nicht wirklich etwas damit bewegt. Sie sind eine
ziemliche Zeitverschwendung, ein echter Demotivationsfaktor
für Mitarbeiter und ein Störfaktor fürs Arbeitsklima. In einem
Satz: Ein Meeting ist die beste Möglichkeit für einen
Vorgesetzten, sich vor möglichst vielen Mitarbeitern möglichst
nachhaltig selbst zu sabotieren und seine Geschäftsziele zu
gefährden. Das ist der Normalfall. Im Idealfall ist ein
Meeting eines der besten Motivationsmittel: Motivation wirkt
in der Gruppe sehr viel besser und schneller als unter vier
Augen. Man nennt das auch den Fußballstadion-Effekt: Die Masse macht‘s. Im Idealfall ist ein Meeting hocheffizient: Der Chef
muss nur einmal etwas sagen, und schon wissen es alle und
setzen es auch um. Ein gutes Meeting gibt Motivation,
Orientierung, Sinn, Ziele, Richtung und ist der erste Schritt
zur erfolgreichen Marktbearbeitung. Wie geht ein gutes
Meeting? So einfach, dass die meisten es nicht fassen können:
- Vorbereitung
- Moderation
- Nachbereitung
1. Schritt: Vorbereitung
Meetings überziehen in der Regel ihre gesetzte Zeit ohne
vorzeigbares Ergebnis, weil sie normalerweise nicht
vorbereitet werden. Sie werden spontan abgehalten: „Machen wir
doch mal ein Meeting!" Das heißt: Der Chef ist nicht
vorbereitet, die Teilnehmer hatten keine Chance, sich
vorzubereiten. Unter diesen Voraussetzungen ein Meeting
abzuhalten ist grob fahrlässig und wird in einigen Ländern mit
dem Entzug des Führerscheins für Vorgesetzte geahndet. Scherz
beiseite: Vorbereitung ist der halbe Meetingerfolg. Warum
bereiten viele Vorgesetzte sich und ihre Mitarbeiter nicht
vor? Weil sie, und das ist kein Scherz, nicht wissen, wie.
Dabei ist das einfach:
- Listen Sie die Themen auf einer Agenda (neudeutsch für
Liste) auf.
- Versehen Sie jeden Tagesordnungspunkt (TOP) mit einem
realistischen Zeitbudget in Minuten: Wie lange werden Sie
realistischerweise für jeden TOP benötigen? Sobald Sie das
tun (und zeitorientiert moderieren, s.u.), überziehen Ihre
Meetings nicht länger.
- Kategorisieren Sie Ihre TOP: a) Informations-, b)
Meinungsbildungs-, oder c) Entscheidungs-TOP? (s.u.,
Moderation)
- Verteilen Sie die Agenda spätestens drei Tage vor dem
Meeting an die Teilnehmer, damit diese ihre eigenen
TOP-Wünsche rückmelden und sich auf die TOP vorbereiten
können.
Mündige Mitarbeiter?
Warum dürfen die Mitarbeiter ihre eigenen TOP-Wünsche
einbringen? Weil dies verhindert, dass die Mitarbeiter auf dem
Meeting einschlafen, weil sie das Gefühl haben, dass immer nur
über das geredet wird, was der Chef für wichtig hält. Diese
eben skizzierte Vorbereitung auf ein Meeting macht mehr
Aufwand, als mal schnell eine Besprechung vom Zaun zu brechen?
Sicher. Dafür macht sie auch mehr Effektivität und Effizienz.
Wie hätten Sie’s denn gern? Bequem oder effektiv? Es ist Ihre
Wahl.
2. Schritt: Moderation
Meetings frustrieren und desorientieren deshalb, weil Chefs
in der Regel nicht moderieren können – kein Wunder, denn sie
haben es nicht gelernt. Chefs moderieren nicht, sie planieren
(plattmachen, auf deutsch): „Das haben wir doch schon hundertmal
durchgekaut, wann sehen Sie das endlich ein? Wir müssen ... wir müssen
... und dann müssen wir noch ... " Planieren demotiviert, weckt
Widerstände, treibt in die innere Kündigung, in Passivität und stilles
Sabotageverhalten, um dem Chef zu zeigen, dass es eben nicht so geht,
wie der Bulldozer es sich vorstellt. Wie macht im Gegensatz dazu ein
Moderator das? Er
- hört erst mal zu
- gesteht jedem, der im Meeting sitzt, eine eigene Meinung
zu und nimmt diese erst einmal widerspruchsfrei und
freundlich zur Kenntnis (ein Gebot des Anstandes)
- und bringt dann seine eigenen Argumente sachlich vor,
womit er dem Mitarbeiter die Chance gibt, sie sich zu eigen
zu machen.
Ein Bulldozer versucht, andere zu überreden. Ein Moderator
gibt ihnen die Gelegenheit, sich selbst zu überzeugen. Das
heißt nicht, dass Sie nichts mehr anordnen können. Es gibt
auch Themen zu denen ein Chef keine Diskussion zulässt.
Darüber sollte aber vorher Klarheit bei allen herrschen.
Moderation der TOP-Kategorien
Warum wird bei der Vorbereitung (s.o.) die jeweilige
TOP-Kategorie festgelegt? Weil jede Kategorie eine andere
Moderation verlangt.
Bei reinen Informations-TOP darf der Moderator nur
Verständnisfragen zulassen, weil sonst jeder sein Anglerlatein
zum Thema beisteuert (deshalb überziehen schlecht moderierte
Meetings ständig).
Bei Meinungsbildungs-TOP moderiert der Moderator eine
Diskussion, geht auf Meinungsäußerungen der Teilnehmer ein,
macht laute Teilnehmer leise und leise lauter und achtet auf
die Einhaltung des Zeitbudgets; das heißt er unterbindet
Teilnehmer, die nach dem Motto reden: „Es wurde zwar schon
alles gesagt – aber noch nicht von mir!"
Entscheidungs-TOP werden so moderiert, dass sobald keine
neuen Argumente mehr kommen, der Moderator zur Abstimmung
schreitet, beziehungsweise Fragen aufwirft, die noch nicht
gefallen sind. Woher kann ein Moderator das alles? Aus einem
Moderationstraining. Wer einmal im Quartal ein Meeting macht,
kann das mit diesem Beitrag ganz ordentlich meistern. Wer
öfter meetet, sollte jährlich einmal ein Moderationstraining
besuchen. Der FC Bayern kommt nicht ganz ohne Training aus –
also warum ausgerechnet Führungskräfte?
3. Schritt: Die Nachbereitung
Wer heutzutage noch Prosaprotokolle schreibt, „ ... und
dann sagte Frau Meier, dass sie das woanders schon mal ganz
anders gesehen hat ... " sollte möglichst rasch einen Antrag
auf Frühverrentung stellen. Prosaprotokolle sind seit ungefähr
fünftausend Jahren out. Warum? Weil sie kein Mensch je gelesen
hat. Heute schreibt man Beschluss- und Ergebnisprotokolle, die
keine Protokolle mehr sind, sondern lediglich eine Liste, die
drei Fragen beantworten: Wer macht was bis wann
(3W-Protokoll)? Das passt tabellenartig auf eine Seite. Auf
eine weitere Seite kommt der Ideen- und Themenspeicher, der
TOP für die nächsten Meetings enthält. Bei jedem neuen Meeting
schaut man sich das 3W-Protokoll zu Beginn des Meetings kurz
an und fragt: Was wurde erledigt? Mit welchem Ergebnis? Was
ist noch offen?
Business is easy
Mit diesen einfachen Tipps werden Sie professionelle
Meetings abhalten. Die Meetings sind kurz, effizient und
motivierend für alle. So einfach kann Business sein.
Quelle:
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