Wer was und wie welchen Brief unterschreiben darf - hierbei gelten eine Reihe gesetzlicher Vorschriften sowie die internen Regelungen, die die Geschäftsleitung mit den Mitarbeitern vereinbart. Entgegen häufiger Annahme ist es nicht selbstverständlich, dass jeder Mitarbeiter Briefe unterzeichnen darf. Informieren Sie sich, ob in Ihrem Unternehmen eine Unterschriftenregelung existiert, oder lassen Sie sich Ihren persönlichen Handlungsspielraum schriftlich bestätigen.

Mitarbeiter müssen mit einem Zusatz unterschreiben, aus dem der Umfang einer Vollmacht hervorgeht. Diese Handlungsvollmachten werden vom Arbeitgeber erteilt (§§ 164 - 181 Bürgerliches Gesetzbuch – BGB) und legen fest, welche Geschäfte der Mitarbeiter namens und im Auftrag des Unternehmens rechtlich verbindlich tätigen darf.

Generalvollmacht

Die Generalvollmacht gilt wie die Prokura für fast alle Geschäfte, die der Betrieb des Unternehmens mit sich bringt. Sie gilt nicht für z.B. Immobilienkäufe und -verkaufe, die Vertretung in Prozessen und Darlehensgeschäften.

Gattungsvollmacht

Die Gattungsvollmacht berechtigt den Mitarbeiter zur Abwicklung von Geschäften bestimmter Art. Beispiel: Die Sekretärin ist berechtigt, Büromaterial einzukaufen oder Geschäftsreisen zu buchen.

Einzelvollmacht

Die Einzelvollmacht berechtigt den Mitarbeiter zu einmaligen, bestimmten Geschäften und erlischt anschließend wieder – sie wird einzeln erteilt und gilt nicht dauerhaft.

ppa. (per procura - auch pp.)

Wird dem Namen eines unterzeichnenden Prokuristen vorangestellt. Er ist von der Geschäftsführung mit weitreichenden Vollmachten versehen und kann fast alle Geschäfte für das Unternehmen rechtsverbindlich abschließen. Prokuristen müssen ins Handelsregister eingetragen werden. Die Prokura wird in den §§ 48 ff. des Handelsgesetzbuches - HGB geregelt.

Laut § 51 HGB muss ein Prokurist mit handschriftlichem Zusatz „ppa.“ seinen Namen zeichnen. Die gedruckte Version unter der handschriftlichen kann den Zusatz „ppa.“ erhalten. Dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich.

i. V. (in Vollmacht)

Der Unterzeichnende ist "handlungsbevollmächtigt" bei Geschäften des Unternehmens, die im Einzelnen von der Geschäftsführung festgelegt sind. 

Bei den Unterschriftenvollmachten „i. V.“ kann der Zusatz handschriftlich und/oder in gedruckter Version erfolgen. Die Handlungsvollmacht (i. V.) wird vom Unternehmen formell und schriftlich erteilt.

i. A. (im Auftrag) 

Hierbei handelt es sich bei dem Unterzeichnenden um einen  "Sonderbevollmächtigten". Die Person hat nur eine Vollmacht für spezielle Geschäfte wie z. B. bei Sachbearbeitern, die in ihrem Arbeitsbereich beschränkt zeichnungsberechtigt (bis zu einer bestimmten Kaufsumme) sind.

Wichtig ist in Ihrem eigenen Interesse, dass der Spielraum der Vollmacht klar definiert ist. Ebenso wichtig ist es, dass Sie sich an die vorgegebene Vollmacht und den damit verbundenen Spielraum halten:

Beispiel: Sie arbeiten als Sekretärin in einem Unternehmen, in dem es zu Ihren Befugnissen gehört, Geschäftsreisen zu buchen oder Einkäufe von Büromaterial vorzunehmen. Die Erstellung von Angeboten liegt nicht in Ihrem Aufgabenbereich. Sie tun es trotzdem und erwischen ausgerechnet eine Preisliste, die bereits ein paar Jahre alt ist. Der Kunde erhält dadurch ein Angebot mit längst überholten, viel zu niedrigen Preisen. Unterschrieben haben Sie das Angebot mit i. A. Ihr Name. Hieraus wird für den Kunden kenntlich gemacht, dass Sie befugt sind, dieses Angebot zu schreiben und greift bei diesen Schnäppchenpreisen zu. Ihr Unternehmen muss in diesem Fall zu den in Ihrem Angebot unterbreiteten Konditionen liefern und fährt hohe Verluste ein. 

In vielen Unternehmen unterschreiben Mitarbeiter ohne Vollmacht automatisch mit dem Zusatz i. A. Sollten die Vollmachten der einzelnen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen nicht klar definiert sein, sollten Sie unbedingt anregen eine Unterschriftenregelung zu formulieren – im Interesse des Unternehmens und zu Ihrer Absicherung.

Bei den Unterschriftenvollmachten „i. A.“ kann der Zusatz handschriftlich und/oder in gedruckter Version erfolgen.
 

Unterschriftenzusätze
Geschäftsführer/Inhaber:	ohne Zusatz
Prokurist:	ppa. (=per procura)	Prokura Eintrag im Handelsregister
Handlungsbevollmächtigte:	i. V. (= in Vertretung)	Arthandlungsvollmacht
andere Mitarbeiter:	i. A. (= im Auftrag)	Einzelvollmacht

Beispiel für Unterschriftsblock mit zwei Personen

Mit freundlichen Grüßen

Maschinenfabrik Neubauer GmbH
              

ppa. Anton Engl                                            i. V. Helmut Rosenthal
Vertriebsleiter                                               Produktmanager

 

i. A., i. V., ppa. (pp.) im internationalen Schriftverkehr ?

Yours sincerely Silvia Taylor (Ms) Sales Manager

Yours sincerely Silvia Taylor (Secretary) pp. Michael Swanson, Sales Manager