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Aktennotizen werden in der internen und externen Kommunikation eingesetzt. Sie umreißen klar einen Sachverhalt und verdeutlichen Maßnahmen/Konsequenzen. 

Interne Aktennotizen werden mit dem Vermerk "hausinterne Notiz" gekennzeichnet. Somit ist sofort klar, dass diese Notiz  Dritten nicht zugänglich gemacht werden darf. Eine Aktennotiz mit dem Hinweis "vertrauliche Aktennotiz" weist die enthaltene Information als vertraulich aus. 

Zu welchem Anlass wird ein Aktenvermerk geschrieben?

• Festhalten von Details zu einem Gespräch/Verhandlung
  
• Informationen weitergeben
  
• Aufgaben zuordnen
  
• Termine sichern
  
• ...

Was sollte der Aktenvermerk beinhalten?

• Verfasser
  
• Abteilung
  
• Telefon
  
• Datum
  
• Verteiler (wer soll diese Aktennotiz bekommen?)
  
• Betreff
  
• Text (Worum geht es?)
  
• Resultat (Information/Kenntnisnahme, Was soll veranlasst werden?, Von wem?, Wann?...)

Aktennotizen können auch als Beweisstück eingesetzt werden, gelten jedoch nur dann als solches, wenn sie vom Verfasser unterschrieben sind.

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© officeorga® Heidi Floßbach